Tips

Clear Screen Policy

Een clean screen policy wil aangeven dat het belangrijk is dat u er voor zorgt dat er geen belangrijke informatie op uw beeldscherm zichtbaar of bereikbaar is voor andere mensen die dit niet mogen zien.

Vergrendel altijd uw scherm !

Wanneer u uw werkplek verlaat moet u altijd de clean screen policy volgen. Zorg er daarom voor dat uw computerscherm vergrendeld is. Op deze manier voorkomt u dat andere mensen bestanden kunnen zien die niet voor hen bestemd zijn.

Gebruik de toetscombinatie windows+l voor handmatig schermvergrendeling.

Zorg er voor dat u een wachtwoord heeft ingesteld. Zodat bij schermvergrendeling altijd een wachtwoord ingevoerd moet worden.

Stel dynamisch vergrendelen in.

Door je telefoon via bluetoooth te koppelen aan je computer, gaat je scherm op vergrendeling wanneer je weg loopt met je telefoon op zak. Ga op de computer naar Instellingen / Apparaten en daarna naar Bluetooth. Koppel je telefoon met je computer.

Daarna ga je naar Instellingen / Accounts / Aanmeldingsopties. Scrol naar beneden tot je bij Dynamisch vergrendelen bent. Zet een vinkje bij Toestaan dat Windows automatisch uw apparaat vergrendelt wanneer u niet aanwezig bent. 

Helaas zijn er veel valse e-mails (phishingmails) in de omloop om u op te lichten. Denk hierbij aan e-mails van uw zogenaamde bank dat u een rekening moet betalen. Oplichters proberen via een e-mail gegevens te krijgen of kwaadaardige software te verspreiden. Hierbij tips om er achter te komen of de e-mail echt is en preventie.

1. Bekijk of de afzender een juiste e-mail adres heeft. Bijvoorbeeld rabobank kan niet via de mail klantinfo@rabobank12345.nl een mail sturen. Wanneer u @rabobank12345.nl niet vertrouwd kunt u naar de website van het bedrijf gaan. Vaak hebben bedrijven een melding over hun juiste e-mail adressen op hun website staan.

2. Ga eerst na of u wel klant bent van het genoemde bedrijf.

3. Valse e-mails bevatten vaak taalfouten.

4. Bevat de e-mail een link ? Kijk eerst naar de samenstelling van de link of het klopt. Zet je muis op de link zonder te klikken om het te bekijken. 

5. Open nooit zomaar de bijlagen. Vaak ” foute ” bijlagen eindigen op .exe , .zip. 

Nooit openen :.js, .lnk, .wsf, .scr, .jar 

6. E-mails betreft betaal-bankzaken zullen nooit een onpersoonlijke aanhef gebruiken.

7. Neem een externe spamfilter.

8. Op deze sites komen veel waarschuwingen binnen waar u extra op moet letten.  https://www.fraudehelpdesk.nl/  https://opgelicht.avrotros.nl/

9. Als een e-mail een rekeningnummer bevat controleer dat eerst door naar de website van het bedrijf te gaan.

10. Voor extra controle van de url : https://checkjelinkje.nl/

 

Heeft u twijfels of de e-mail echt is of heeft u per ongeluk wel een bijlage/link geopend ?
Bel naar 073-5324142 en wij kijken het voor u na !

 

Diverse functies in Windows 10 !

  • Taakplanner handelingen automatiseren in windows. Start – Taakplanner intypen – Enter. Basistaak maken = nieuwe geautomatiseerde taak. Hier kan je vele taken automatiseren. Zoals bijvoorbeeld de computer om 15:00 laten afsluiten.
  • Windows 10 licht thema instellen. Rechtermuisknop – Aan persoonlijke voorkeur aanpassen – Thema’s – Windows licht
  • Vergrendeling – Het is belangrijk dat altijd alles op de computer goed beveiligd is. Vooral met de nieuwe AVG wetgeving. Typ bij start dynamische vergrendeling in en er komen diverse mogelijkheden te voorschijn die u kunt instellen.  Hier kunt u aanmeldopties instellen en dynamische vergrendeling. 
  • Zelflegende prullenbak – Typ opslag in het startmenu – Klik op gevonden resultaat – Zet de schakelaar bij slim opslaan aan – Windows zal nu automatisch tijdelijke bestanden verwijderen en de prullenbak legen. Voor specifieke instellingen klik je eerst op slim opslaan configureren.
  • Nachtlamp instellen – Last van vermoeide ogen ? stel de blauwlichtfiler in ! In Windows 10 heet de blauwlichtfilter ‘Nachtlamp’. Je kan het zowel handmatige in- en uitschakelen als inplannen om op bepaalde tijden aan te springen. Ga naar je bureaublad en klik op de rechtermuisknop. Selecteer beeldscherminstellingen. Hier zal je de optie vinden om de ‘Nachtlamp’ meteen in te schakelen. Onder deze knop vind je nog uitgebreidere opties via ‘Instellingen voor nachtlamp’.
  • Controle over nieuwe Windows updates – Alle Windows 10-gebruikers kunnen nu updates pauzeren. Grote updates kunnen gebruikers tegenhouden.  Typ bij het startmenu updates in om dit na te kijken en in te stellen.
  • Concentratiehulp – Ben je bezig op de computer en wil je niet afgeleid worden door meldingen? Stel dan deze functie in. Hier kan je kiezen dat bepaalde meldingen niet getoond worden zodat je kan focussen. 
  • Knipsel van het scherm – In plaats van een  gehele printscreen een knipsel maken van een stukje van het scherm ? Druk de windows logotoets + shift + s. Nu komt de knipbalk tevoorschijn.
  • Emoji toetsenbord – Emoji toevoegen  ? Druk de windows logotoets + punt (.). Een emojivenster word nu geopend.
  • Kleurfilters – Bent u kleurenblind of gevoelig voor voor licht ? Stel dan een kleurfilter in. Ga naar start –  instellingen – toegankelijkheid – kleurfilters
  1. Ctrl + F of F3 = zoekfunctie openen
  2. Ctrl + A = alles selecteren
  3. Ctrl + C = kopiëren
  4. Ctrl + V = plakken
  5. Ctrl + Z = ongedaan maken 
  6. Ctrl + P = actieve venster afdrukken
  7. Ctrl + T = nieuw tabblad openen in je browser
  8. Ctrl + + = inzoom
  9. Ctrl + – = uitzoomen
  10. Alt + F4 = sluit actieve venster
  11. F5 = pagina refreshen
  12. Tab = springen naar het volgende veld
  13. Esc = huidige taak annuleren
  14. Alt+Tab = switchen tussen openstaande programma’s 
  15. Ctrl+Alt+Del = taakbeheer openen via schakelvenster
  16. CTRL+SHIFT+ESC = taakbeheer openen
  17. Ctrl+Alt+End = taakbeheer openen op een externe bureaublad
  18. Alt + D = adresbalk selecteren

1.Pdf bestand naar Word omzetten

  • Open word en klik op bestand – openen
  •  Zoek de juiste pdf bestand op en open het bestand
  •  Word converteert het bestand nu automatisch naar een word bestand

2. Inhoudsopgave maken

  • Wanneer je een groot document hebt is het fijn om een geautomatiseerde inhoudsopgave te maken zodat het overzichtelijk is. Mits je wel gebruik maakt van de opmaakstijlen. De opmaakstijlen vind je onder start / stijlen. Selecteer de titels die je wilt gebruiken voor in je inhoudsopgave met de juiste stijl. Klik daarna op verwijzingen / inhoudsopgave. Selecteer welke soort inhoudsopgave je wilt gebruiken

3. Voorblad toevoegen

  • In word kan je tevens ook een voorblad toevoegen. Hier kan je kiezen uit mooie templates. Invoegen / voorblad. 

4. Spelling en grammaticacontrole

  • Klik op controleren/document controleren

5. Invoegtoepassingen

  • Het is mogelijk om invoegtoepassingen te downloaden zodat u nog gemakkelijker met word kan werken. Ga naar ontwikkelaars/invoegtoepassingen. Klik daarna op store en zoek de juiste invoegtoepassing. Er zijn gratis en betaalde invoegtoepassingen.

6. Vorige cursorlocatie

  • Bent u uw document aan het door scrollen maar u wilt eigenlijk terug naar waar u het laatst gebleven bent ?
    Druk op shift + F5.

1.Handtekening e-mail.

  • Nieuwe e-mail / handtekening / handtekeningen… U kunt hier een handtekening bewerken en instellen. Als u nu een mail stuurt komt hij er automatisch bij.

2. Sneltoetsen outlook

  • Alt + S verzendt u snel een e-mailbericht
  • Alt + R reageert u op alle personen die in de ontvangstlijst staan. 
  • Ctrl + R kunt u gebruiken om snel te reageren op een e-mail die u al heeft ontvangen.

3. Postvak indelen

  • Wilt u inkomende mail automatisch  naar een andere map verplaatsen ? Klik rechtermuisknop op een e-mail. Selecteer regels / regels  en waarschuwingen beheren.  Hier kunt u bijvoorbeeld een nieuwe regel aanmaken. Wanneer u alles heeft ingevuld zal voortaan de mail met bijvoorbeeld een woord die u heeft ingevuld automatisch verplaatst worden naar een andere map.

4. Bericht versleutelen.

  • In verband de AVG wetgeving is het belangrijk dat wij goed omgaan met persoonsgevoelige gegevens. Een e-mail is meestal snel verstuurd maar kan ook gevoelige gegevens bevatten. Hier moet u goed mee oppassen. Wilt u het op de juiste manier doen ? Versleutel dan het bericht dat alleen de ontvanger het bericht kan lezen. Ga naar nieuw bericht / opties / versleutelen. Hier kunt u instellen hoe het bericht versleuteld moet worden.

5. Stemknoppen

  • Wilt u een bericht sturen met een vraag naar bijvoorbeeld een aantal medewerkers ? Gebruik dan de stemknoppen. U stelt een vraag via de mail en de medewerkers kunnen reageren door de juiste stemknop te selecteren. U krijgt dan overzichtelijk de antwoorden terug van alle medewerkers. Bijvoorbeeld gaat iedereen mee eten om 12:00. De medewerkers kunnen dan dat bericht beantwoorden met ja / nee / misschien. Nieuw bericht/ opties / stemknoppen.

6. Kleurcodes

  • Wilt u snel specifieke e-mails onderscheiden ? Dan kan je met een opmaak berichten een andere kleur geven.

    Klik op Beeld /  Weergave-instellingen / Voorwaardelijke opmaak…. Klik daarna op Toevoegen, geef de regel nu een naam en kies bij Lettertype… een kleur zodat u weet waarvoor het bedoelt is. Bijvoorbeeld een kleur voor medewerkers. Klik daarna op de knop Voorwaarde… om de juiste criteria punten in te stellen.

Handige zakelijke apps

1. Parkmobile – Parkeren
 Met Parkmobile  hoef je alleen de app aan te zetten als je gaat parkeren en betaal je achteraf precies het aantal minuten dat je hebt geparkeerd. Éen maandelijkse factuur vervangt al uw losse parkeerkaarten. Je betaalt alleen transactiekosten extra. 

2. RitAssist – Kilometerregistratie
Houd je als ondernemer je zakelijke kilometers bij? De automatische kilometerregistratie van RitAssist is voorzien van het Keurmerk RRS. Dat betekent dat de kilometerregistratie voldoet aan de eisen die de Belastingdienst eraan stelt en fraudebestendig is. Zo heb je altijd een kloppende kilometerregistratie.

3. LastPass – Wachtwoordbeheer

Het is belangrijk om overal een wachtwoord te gebruiken.  Denk hierbij aan bedrijfsgegevens. Alle wachtwoorden moeten veilig opgeslagen worden en het is verstandig om altijd overal een andere wachtwoord voor te gebruiken, Met de LastPass app kan je alle wachtwoorden veilig opslaan. Daarnaast helpt de app je met het genereren van veilige wachtwoorden voor alle websites en apps waar je een account kunt maken. 

4. Pocket – Lijstjes

Soms komt u op de telefoon interessante artikelen tegen maar u heeft op dat moment nog geen tijd. Met deze app maakt u uw eigen lees later lijstje. Het is beschikbaar op de smartphone, computer en tablet.

5. Microsoft Authenticator – beveiliging

Met Authenticator biedt uw telefoon een extra beveiligingslaag naast uw pincode of vingerafdruk. Beveilig al uw accounts met verificatie in twee stappen. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat als je naar je outlook-inbox wilt gaan dat je eerst de aanmelding moet goedkeuren op je telefoon.

6. Genius Scan – PDF

Met Genius Scan digitaliseert u documenten, brieven, artikelen of bonnetjes door er een foto van te maken. De app zet de foto’s meteen om in pdf-formaat. U heeft geen aparte scanner meer nodig om uw documenten in te scannen.